Dokumente & Workflow

Mit dem Aufbaumodul Dokumentenmanagement 2.0 sind damit erstmals alle Dokumente zu einer Liegenschaft – unabhängig davon ob Schriftstücke oder E-Mails, eingehend oder ausgehend – vollständig in einem konsistenten System archiviert. Ausgehende Dokumente wie Rundschreiben, Serienbriefe, Mietverträge, Übergabeprotokolle, Schadenmeldungen, Auftragsschreiben und viele weitere Dokumente des täglichen Schriftverkehrs können über die Programmoberfläche auf Basis selbst editierbarer Dokumentvorlagen erstellt werden. E-Mails können durch ITS geschrieben und versandt, empfangen, archiviert und mit gewünschten Datensätzen verknüpft werden. Darüber verarbeitet das Dokumentenmanagement eingehende Dokumente in einem Posteingangsbuch. Eingehende Poststücke werden mittels Barcode archiviert und im Posteingangsbuch wie eingehende E-Mails auch zu den gewünschten Datensätzen verknüpft.

Um Archivierungsvorgänge nicht mehr selbst in der Software starten und überwachen zu müssen, vereinfacht der Archivierungsroboter die Archivierung von mit Barcode versehenen Dokumenten um ein Maximum. Der Archivierungsroboter überwacht dabei permanent einen oder mehrere Dateiordner und registriert jede Veränderung, woraufhin vollautomatisch eine neue Archivierung vorgenommen wird. Um die Rechenlast optimal einzuteilen und den Server nicht zu überlasten, lassen sich Dokumente nach Archivierungspriorität bestimmen.

Wie die Bezeichnung vermuten lässt, integriert dieses Modul sämtliche mit Telefonie verbundenen Aktivitäten. Verbindungsherstellung von Telefonaten, Erstellung von Gesprächsnotizen, Erfassen von Rückrufwünschen, Protokollierung inkl. Rückverfolgung von getätigten Gesprächen, automatische Zuordnung nachträglich erfasster Rufnummern, Anzeige und Handling aller Nebenstellen oder die Erstellung von Telefonie-Statistiken sind nur einige der Systeminhalte dieses Moduls.

Das Erfassen von Aufträgen mit Gewerk, Auftragnehmer, Ansprechpartner, Auftragssumme u.v.m. ist Aufgabe dieses Moduls. Zudem sorgt eine automatische Generierung von Auftragsnummern, Dokumentationen verschiedener Sachverhalte sowie dank Aufbaumodule ein spezifisches Dokumentenmanagement für Ordnung in der Verwaltung von Aufträgen.

Dieses Modul ermöglicht das einfache Verwalten aller versicherungsbezogenen Verträge (mit historischer Datenführung), Dokumente, Adressen und anderen Daten, Neuabschlüsse und Vertragsänderungen. Pro Versicherungsvertrag sind beliebig viele Sparten einrichtbar, wobei innerhalb der Sparten Deckungssumme, Gültigkeitszeitraum, Zahlungsperiode und Aufwandskonto dargestellt werden. Je nach Lizenz ist auch die Verknüpfung mit dem Modul Vertragsmanagement sowie die automatische Ermittlung des Prämienaufwandes und die vergleichende Analyse von Versicherungsverträgen möglich.

Das Modul Adressmanagement dient der einheitlichen Verwaltung aller Adressdaten. Personen, Lieferanten, Eigentümer, Mieter, Behörden, Banken, Gerichte, Vermessungsämter usw. Je nach Lizenzstufe ermöglicht dieses Modul umfassendes Adresshandling. Es übernimmt automatisch neue Zustelladressen oder Kommunikationsdaten, bereinigt Adressdubletten, ermöglicht einfache Adresssuche, das automatische Erstellen von Dokumenten für einen bestimmten Adressdatensatz oder die automatische Archivierung von Dokumenten zu einem Adressdatensatz.

Dieses Modul ermöglicht – sozusagen als digitales Post-it – interne Kundendienst-/CRM-Prozesse zu standardisieren und zu verfolgen. Aufgaben werden zu einer Person oder zu einem Unternehmen verknüpft und mit internen sowie externen Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten versehen. Ruft beispielsweise eine bestimmte Person an, so werden umgehend alle offenen Aufgaben zu dieser Person angezeigt. Durch derartige Prozessstandardisierung kann die Dienstleistungsqualität erhöht und auf ein einheitliches Niveau gebracht werden.

Dieses Modul ermöglicht auf einfache Weise, Wohnungseigentümerversammlungen zu organisieren, verwalten, dokumentieren und alle diesbezüglichen Aspekte zentral zu erfassen und zu regulieren. Das Gliedern von Tagesordnungspunkten, die Verwaltung von Themengliederungen, die Erstellung von Einladungsschreiben, Anwesenheitsdokumentation, Abstimmungsauswertung und deren Dokumentation sind neben vielen anderen Features die Möglichkeiten dieses Moduls.

Fristen treten im Geschäftsalltag an vielerlei Stellen auf: Rechtsverhältnisse, Versicherungsverträge, Bankgarantien, Versorgungs- und Wartungsverträge, Schlüsselrückgabefristen, Bescheide und Urteile. Je nach Lizenz bietet dieses Modul die Übersicht über sämtliche Fristen im Geschäftsgebaren und bietet die Möglichkeit, Fristen nach Frist, Fristtyp oder Objekt über beliebige Zeiträume auszuwerten. Auch das automatische Erstellen von Aufgaben mit konfigurierbaren Vorwarnzeiten ist damit möglich.

Dieses Aufbaumodul ermöglicht Ihnen, für bestimmte Geschäftsfälle (Ausschreibungen, Aufträge, Eingangsrechnungen und ausgehende Dokumente) Freigaberegeln zu definieren um Vier- oder Mehraugenprinzipien zu gewährleisten. Nach Art der festgelegten Freigaberegel verhindert das Programm das Erstellen von Ausschreibungen oder Aufträgen, das Verbuchen oder Bezahlen von Eingangsrechnungen sowie das Erstellen von Dokumenten ohne Entwurf-Wasserzeichen. Die Freigabeverantwortung kann entweder an einzelne Personen, Teams, Mitarbeiter bestimmter Hierarchiestufen oder an externe Personen vergeben werden. Auch eine Kombination dieser Personengruppen ist möglich.