Immobilienverwaltung

Mit ITS können Sie Objekte bis hinunter zum einzelnen Raum verwalten. Gebäudekörper, Bestandeinheiten und Räume mit allen Detaildaten liefern ein umfassendes Bild der Immobilie. Die Daten werden durchgehend historisch geführt und bilden so auch Bestandveränderungen über die Jahre ab. Zu allen Objektteilen können Sie Dokumente, Bilder und Pläne archivieren. Mit der Rechtsinformationsverwaltung werden Bescheide und Urteile dokumentiert.

Mit dem Adressmanagement können Sie die Beziehung zu allen Unternehmen und Personen rund um eine Immobilie verwalten: Wohnungseigentümer, Mieter, Liegenschaftseigentümer, Behörden, Banken, Gerichte usw. Adressen lassen sich über Branchen, Kategorien und Ansprechpartner beliebig einordnen und zueinander in Beziehung setzen. Komfortfunktionen gewährleisten die automatishe Übernahme von Zustelladressen und Telefonnummer, das Bereinigen von Dubletten und das schnelle Suchen und Finden von Personen. Alle Daten rund um eine Adresse fügen sich mit Dokumenten, Aufgaben, Aktivitäten, Aufträgen, Telefonaten etc. zu einer umfassenden Informationsressource im Sinne eines Customer Relationship Management zusammen.

Verwalten Sie Mieter, Pächter und Wohnungseigentümer als vollwertige Adressdatensätze. Sie können alle Vertragsverhältnisse mit historischer Datenführung abbilden und in Verbindung mit dem Dokumentenmanagement beliebige Dokumente und E-Mails zu einem Vertragsverhältnis archivieren. Die assistentengesteuerte Durchführung eines Benutzerwechsels ermöglicht Ihnen auch die automatische Erstellung von Dokumenten im Zuge des Benutzerwechsels (z.B. Meldebestätigungen, Übergabeprotokolle, Ansuchen für Wohnbeihilfen etc.). Sie können Kündigungs- und Befristungsvereinbarungen dokumentieren damit diese automatisch im Fristenbuch aufscheinen.

Dokumentieren Sie die Zuständigkeiten von Professionisten und sonstigen Personen und Unternehmen für jede Immobilie. Auch die Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter und Abteilungen lassen sich den unterschiedlichen Fachverantwortungen (Rechnungswesen, Mahnwesen, Technische Verwaltung etc.) zuordnen. Die auf Schreiben an Dritte anzudruckenden Sachbearbeiter können unabhängig von internen Zuständigkeiten definiert werden. Komfortfunktionen für den Personalwechsel ermöglichen eine einfache Übertragung offener Agenden an andere Mitarbeiter.

Das Gesellschaftermodul ermöglicht das Führen von Gesellschaftern als vollwertiger Adressdatensatz. Die Gesellschaftsanteile sowie deren Entwicklung können festgehalten und grafisch dargestellt werden. Kapitaleinlagen können dokumentiert und automatisch an die Gesellschafter verrechnet werden.

Dieses Modul ist der Kern der ITS: Die Ermittlung der vorzuschreibenden Positionen (auch über Verteilungsschlüssel), Rechnungslegung (Einzel- oder Dauerrechnungen) und die normgerechte Abrechnung von Betriebskosten und Rücklagen. Außerdem ermöglicht das Modul die Wertsicherung von Vorschreibungspositionen, Erstellung und Drucken von Rechnungen und Duplikaten, Führen eines Fakturenbuchs sowie das assistentengestützte Erstellen von Abrechnungen.

Dieses Aufbaumodul stellt eine wesentliche Erweiterung zu den bisher verfügbaren Funktionen für die Berechnung von Akontierungswerten dar. Der neue Assistent erlaubt die vergleichende Darstellung von akontierten und tatsächlich gebuchten Werten von bis zu drei Kalenderjahren und stellt diese einer Prognose für das aktuelle Jahr gegenüber. Dabei sind sämtliche Aufwandspositionen separat mittels absoluter oder relativer Werte adaptierbar. Jede Entgeldposition kann zudem über mit zentral verwaltbaren, formatierbaren Textbausteinen hinterlegt werden, die zu einem Jahresvorschauschreiben mit Serienbrieffunktion direkt via dem System, also ohne Bedarf an Microsoft Word o.ä., zusammengefügt werden.

Neben der assistenzgestützten Erstellung von Eigentümerabrechnungen erlaubt dieses Modul u.a. auch die Einstellung unterschiedlicher Abrechnungsvarianten pro Eigentümer und Objekt. Je nach Lizenz lassen sich auch Stornobuchungen auf Abrechnungen ausblenden, Einnahmen-/Ausgabenabrechnungen mit frei definierbaren Fibukontenprofilen erstellen, Eigentümerabrechnungen nach verschiedenen Auswertungen andrucken und Abrechnungen über beliebige Bilanzgliederungen individuell darstellen. In Verbindung mit dem Aufbaumodul Dokumentenmanagement lassen sich außerdem individuelle Begleitschreiben zu Eigentümerabrechnungen erstellen.

Eine Übersicht über subverwaltete Wohnungseigentumsobjekte zu erstellen, vermietetes Wohnungseigentum sowie automatisch einen referenzierten Einzug inklusive Aufwandsverbuchung abzubilden, sind die Features dieses Moduls. Mit der Universal-Lizenz ist auch die Umbuchung des aliquoten Betriebskostenaufwands zur Abrechnung der Subverwaltung möglich.

Die Tätigkeit des Maklers umfasst eine umfangreiche Erfassung und Organisation von Informationen. Dieses Modul ermöglicht die Registrierung von Interessenten als vollwertiger Adressdatensatz mit beliebig vielen Suchwünschen pro Person. Auch ein Journal bereits gelegter Angebote zum Nachweis der Vermittlungsaktivitäten und die Verwaltung aller Nebenkosten (Honorar, Bearbeitungsgebühr, Kaution, Ablöse etc.) zu einem jeweiligen Angebot sind im Maklermodul integriert. In Kombination mit dem Aufbaumodul Maklerportal lassen sich Webpräsenz-basierte Funktionen automatisch durch Zugriff auf im Maklermodul veränderte Datensätze durchführen.

Mit Hilfe des Eigentümer-Serviceportals verschaffen Sie dem Treuhandgeber einer Liegenschaft über ein Internet-Serviceportal Zugriff auf Daten und Auswertungen über die von Ihnen verwaltete Liegenschaft. Der Liegenschaftseigentümer kann benötigte Daten rund um die Uhr abrufen und herunterladen. Die im Serviceportal zur Verfügung stehenden Daten werden über einen verschlüsselten Service tagesaktuell zur Verfügung gestellt und bedürfen keiner separaten Aufbereitung durch den Immobilienverwalter. Sie können selbst direkt über die gewohnte Programmoberfläche von ITS bestimmen, welchem Liegenschaftseigentümer Sie Daten für welche Objekte zur Verfügung stellen wollen.

Dieses Modul ermöglicht die Verknüpfung des erfassten Grundstücksbestandes mit dem Rechnungswesen zur Verpachtung dieser Grundstücke. Durch die Übersicht der Bewirtschaftungsdaten mit den statischen Bestandsdaten fängt der „tote“ Grundstücksbestand zu „leben“ an. Etwaige Feinheiten, z.B. bei landwirtschaftlicher Verpachtung (wie etwa ein Fruchtjahr abweichend vom Kalenderjahr) sind im Wertsicherungsmodul berücksichtigt.

Das Aufbaumodul Grundbuch 2.0 erweitert die bestehende Einlagezahl- und Grundstücksverwaltung von ITS um eine Vielzahl von Funktionen: Dokumentation des B- und C-Blattes von Einlagezahlen, Grundbuchstandsänderungen (Zu-/Abschreibungen, Erwerb/Verkäufe, Liegenschaftsteilung), Dokumentation von Rechtssprüchen sowie Archivierung von Bildern und Dokumenten.

Dieses Aufbaumodul ermöglicht die grafische Darstellung von Geodaten wie insbesondere Katastermappenauszüge, die entweder nativ oder ebenenorientiert (Layer) unter Zugriff auf Orthofotos, Open Street View, Bing Maps oder Google Maps dargestellt werden können. Das Modul arbeitet integrativ mit der Grundstücksverwaltung von ITS zusammen. Mit diesem Modul lassen sich beliebig erweiterbare Leerstandsgründe verwalten, Betriebskostenaufwände automatisch ausbuchen und fiktive Erträge von Leerständen auswerten. Je nach Lizenzstufe sind auch Leerstandslisten, -flächen und -kosten damit erfassbar. Eine optionale Ausgabe der Leerstandsaufwertung auf Eigentümerabrechnungen oder die schematische Darstellung von Diagrammen machen dieses Modul zum idealen Instrument für Leerstandsverwaltungen.